Whistleblowing: Adempimenti critici per le aziende entro il 17.12.2023

Whistleblowing: Analisi Accademica dei Nuovi Obblighi Normativi del D.Lgs. 24/2023

La scadenza del 17 dicembre 2023 segna una pietra miliare nell’evoluzione del quadro normativo italiano, con l’implementazione del D.Lgs. 24/2023. Questa legislazione, che recepisce la direttiva UE sul whistleblowing, riformula profondamente le responsabilità organizzative in termini di protezione dei segnalanti e gestione delle segnalazioni di illeciti. Le imprese private con un organico tra 50 e 249 dipendenti, oltre a quelle di dimensioni inferiori che hanno adottato il Modello 231, sono obbligate a conformarsi a una serie di requisiti stringenti.

Contenuti e Impatti del D.Lgs. 24/2023

La normativa introduce un sistema articolato per regolare le segnalazioni di illeciti, che si basa sui seguenti pilastri:

• Canali di segnalazione dedicati: Tali canali devono garantire il massimo livello di riservatezza per il segnalante, avvalendosi di strumenti tecnologici avanzati che rispettino i principi della protezione dei dati personali. Questi sistemi rappresentano il primo elemento di difesa contro potenziali violazioni, creando un ambiente sicuro per chi intende denunciare situazioni illecite.
• Tutela del whistleblower: Viene sancito un corpus di misure protettive per prevenire qualsiasi forma di ritorsione, sia essa diretta o indiretta. La legge stabilisce inoltre specifiche responsabilità per il management aziendale nel garantire un’applicazione rigorosa e imparziale di tali misure.
• Adeguamento del Modello 231: Per le organizzazioni che adottano il Modello Organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/2001, è necessario integrare procedure e controlli specifici per gestire le segnalazioni. Questo richiede un riesame complessivo delle procedure aziendali per assicurare la conformità.

Ambiti di Applicazione

Il decreto riguarda:

• Aziende con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249. Tali realtà devono adeguarsi rapidamente per evitare penalità.
• Organizzazioni con meno di 50 dipendenti, qualora abbiano adottato il Modello 231. Nonostante le dimensioni ridotte, queste imprese sono tenute a implementare standard di gestione allineati con quelli di realtà più grandi.
• Imprese che operano in settori regolamentati o di rilevanza strategica, per le quali è richiesto un sistema di whistleblowing efficace. Questi settori, spesso soggetti a controlli stringenti, necessitano di soluzioni robuste per proteggere la propria reputazione e assicurare la conformità normativa.

Innovazioni Tecnologiche nelle Piattaforme di Whistleblowing

Un elemento cardine per la compliance è rappresentato dall’adozione di piattaforme tecnologiche dedicate, progettate per:

• Garantire l’anonimato e la riservatezza delle segnalazioni mediante l’uso di protocolli crittografici avanzati e standard di sicurezza elevati. Questi strumenti devono rispondere ai requisiti previsti dal GDPR, assicurando così un’integrazione armoniosa tra le normative sul whistleblowing e quelle sulla protezione dei dati personali.
• Ridurre il rischio di accessi non autorizzati, proteggendo così i dati personali del segnalante. Questo aspetto è particolarmente rilevante per le organizzazioni che operano in settori ad alto rischio di esposizione mediatica.

Queste piattaforme possono essere gestite internamente oppure affidate a fornitori esterni, purché siano rispettati criteri di imparzialità, autonomia gestionale e conformità alle normative. La scelta tra gestione interna o esterna deve essere attentamente valutata, considerando fattori come costi, complessità organizzativa e necessità di neutralità.

Formazione e Sensibilizzazione del Personale

La formazione rappresenta un aspetto imprescindibile per l’implementazione di un sistema di whistleblowing efficace. Le organizzazioni devono:

• Informare il personale sulle modalità di utilizzo dei canali di segnalazione. Questo include sessioni informative regolari, volte a chiarire le finalità e i vantaggi del sistema di whistleblowing.
• Assicurare che i responsabili della gestione delle segnalazioni ricevano una formazione specifica, anche in relazione agli aspetti legali e tecnici della normativa. La formazione deve includere esempi pratici e casi studio per preparare i responsabili a gestire situazioni complesse.

Evoluzioni del Modello 231

Il Modello 231 necessita di aggiornamenti per includere:

• Procedure specifiche atte a regolamentare la ricezione, la gestione e la verifica delle segnalazioni. Questi aggiornamenti devono essere integrati con i protocolli aziendali già esistenti per evitare duplicazioni e inefficienze.
• Meccanismi di sanzione interna per prevenire e punire comportamenti ritorsivi. Le sanzioni devono essere proporzionate e applicate in modo uniforme per garantire l’efficacia del sistema.
• Una comunicazione trasparente, volta a sensibilizzare i dipendenti sull’importanza del whistleblowing come strumento di integrità aziendale. La comunicazione deve includere anche iniziative volte a rafforzare la fiducia dei dipendenti nel sistema.

Vantaggi Strategici di un Sistema di Whistleblowing

L’adozione di un sistema efficace genera benefici significativi, quali:

• Riduzione dei rischi legali: L’osservanza delle normative mitiga potenziali sanzioni e contenziosi. Questo si traduce in una maggiore stabilità operativa e in una migliore pianificazione strategica.
• Miglioramento della governance aziendale: Una cultura della trasparenza rafforza la fiducia tra dipendenti e vertici aziendali. Questo effetto positivo si riflette anche sulle relazioni con partner esterni e investitori.
• Protezione della reputazione aziendale: La prevenzione degli illeciti salvaguarda l’immagine dell’impresa sul mercato. In un contesto economico sempre più competitivo, la reputazione rappresenta un asset fondamentale per il successo a lungo termine.

Lo Studio Crispino: Il Tuo Partner per la Compliance

Lo Studio Crispino offre un servizio completo di consulenza, dalla progettazione alla messa in opera di piattaforme per il whistleblowing. Grazie a un approccio multidisciplinare, il nostro team garantisce:

• Analisi approfondita delle esigenze aziendali. Ogni azienda è unica e richiede soluzioni personalizzate che tengano conto delle sue specificità operative e normative.
• Implementazione di soluzioni personalizzate. Le nostre soluzioni sono progettate per integrarsi perfettamente con le strutture organizzative esistenti, minimizzando le interruzioni operative.
• Formazione mirata per il personale coinvolto. Offriamo programmi di formazione completi, che includono moduli avanzati per i dirigenti e corsi introduttivi per i dipendenti.

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Il nostro obiettivo è supportarti nell’adeguamento normativo, garantendo sicurezza, trasparenza e rispetto delle disposizioni di legge. Affidati alla nostra esperienza per costruire un sistema di whistleblowing che non solo soddisfi i requisiti normativi, ma aggiunga valore alla tua organizzazione.

FAQ Avanzate sul Whistleblowing

1. Quali soggetti sono abilitati a effettuare segnalazioni?

Possono segnalare illeciti tutti i dipendenti, collaboratori esterni e stakeholder che abbiano avuto accesso a informazioni rilevanti nell’ambito delle loro attività. Questa ampia definizione mira a includere tutte le figure che possono contribuire a identificare comportamenti illeciti.

2. Qual è la scadenza per l’adeguamento normativo?

Le aziende devono implementare i sistemi richiesti entro il termine del 17 dicembre 2023, pena l’applicazione di sanzioni. Questa scadenza rappresenta un imperativo per le organizzazioni, richiedendo un impegno immediato.

3. Come viene garantita la tutela della riservatezza?

L’utilizzo di tecnologie crittografiche avanzate e di politiche di accesso limitato assicura la protezione dei dati personali dei segnalanti. Inoltre, le aziende devono adottare misure organizzative per prevenire fughe di informazioni.

4. Quali modifiche sono necessarie per il Modello 231?

È indispensabile introdurre procedure strutturate per la gestione delle segnalazioni e misure per prevenire azioni ritorsive. Questi aggiornamenti devono essere armonizzati con il contesto normativo internazionale per garantire una maggiore efficacia.

5. Quali vantaggi offre un fornitore esterno nella gestione dei canali?

Un fornitore esterno, specializzato in compliance, può garantire una gestione neutrale e altamente professionale, minimizzando conflitti di interesse. Questo approccio è particolarmente utile per organizzazioni complesse o con una presenza internazionale.

Per ulteriori informazioni, consulta il sito dello Studio Crispino: www.studiocrispino.com. Puoi approfondire il contesto normativo leggendo l’articolo dedicato su Wikipedia.